Zukunft der IT-Beschaffung

«Zukunft der IT-Beschaffung» – unter diesem Titel fand die diesjährige Beschaffungskonferenz für die öffentliche Verwaltung an der Universität Bern statt. 350 Teilnehmende verfolgten Fachreferate zu aktuellen Themen wie agile Software-Entwicklung oder Beschaffung aus der Cloud. Der Autor dieses Artikels war mit dem Refererat «Cloud-Beschaffung für die Personalwirtschaft» präsent. Im Folgenden werden die Schlussfolgerungen und Lösungsansätze aus dem Referat weitergeführt und vertieft.

Anwendungen aus der Cloud – ein Paradigmawechsel
Fachabteilungen und IT in der öffentlichen Verwaltung sind verunsichert: wie reif sind Cloud-Applikationen für Fachanwendungen wie Rechnungswesen, Controlling und Personalmanagement? Wie steht es um Datenschutz und Sicherheit – ist das Cloud-Modell kompatibel mit den Vorgaben der öffentlichen Verwaltung? Wie funktioniert das Lizenzmodell, was bedeutet das für die Kostenentwicklung? Was gilt es beim Vertragsabschluss zu beachten?

Wichtig ist es, den Paradigmawechsel zu verstehen, der im Markt gerade stattfindet. Software als Produkt wie auch der Software-Markt waren bis anhin nicht wirklich reif. Über die Jahre haben Anwender und IT sich an vieles gewöhnt – ja sich damit arrangiert – so dass eine objektive Perspektive oftmals verloren ging. Wir haben uns mit «Customizing» und Schnittstellen beschäftigt, waren stolz darauf den jüngsten Release-Upgrade bewältigt oder einen neuen Prozess web-tauglich gemacht zu haben. Lehnen wir uns einen Moment zurück für eine objektive Betrachtung müssen wir zugeben: die Effizienz blieb oft auf der Strecke –  die Geschäftsprozesse, die Anwender und unsere Kunden haben wir damit zu wenig weitergebracht.

Software war zu teuer und zu kompliziert. Zu wenig benutzerfreundlich. Inkompatibel mit anderen Lösungen und mit unseren Geschäftsprozessen. Die Beschaffungs- und Entwicklungszyklen zu lang und schwerfällig.

Wieso soll jetzt mit der Cloud alles besser werden?
Bei dem was aktuell im Software-Markt passiert, geht es nicht einfach um ein neues Betriebsmodell. Es ist ein Paradigmawechsel. Software ist reif geworden. Und der Software-Markt ist im Begriff, reif zu werden. Die Anbieter haben erkannt, dass sie den Lead bei der Digitalisierung und der Geschäftsprozessgestaltung übernehmen können. Sie verfügen über Prozesswissen und „best practice“ Know-How aus zahlreichen Kundenprojekten. Mit der Cloud verfügen sich über Datenströme und Kenntnis der Business-Netzwerke, wie keiner ihrer Kunden. Neue Technologien erlauben eine rasche Umsetzung und einen kostengünstigen Betrieb. Die technologische Entwicklung, und der Anspruch an die Nutzung von Informationen befeuern sich gegenseitig und führen zu immer schnelleren Zyklen in Wirtschaft und Gesellschaft – Cloud-Lösungen können bei diesem Rennen mithalten. Und das beste zum Schluss (für die Anbieter): die Cloud ist ein sehr gutes und nachhaltiges Geschäftsmodell.

Was bedeutet das für die Fachabteilungen und die Anwender?
Im Grunde ist es ganz einfach: wir erleben, wie Software reif wird. Vergleichen wir es mit der Autoindustrie: zu Beginn war jeder Autofahrer ein Pionier und Bastler – die einen setzten auf Benzin oder Diesel, andere versuchten es mit einem elektrischen Antrieb auf der Basis von galvanischen Elementen. Auch die ersten Besitzer kommerziell gefertigter Autos hatten öfter den Schraubenschlüssel in der Hand, als ihnen lieb war. Dann kam die Serienproduktion, Autos wurden zuverlässiger und billiger, der Gebrauchsnutzen stieg. Heute steht der Nutzen im Vordergrund: wir reden von Sharing, kombinierten Mobilitätskonzepten und von selbstfahrenden Autos. Dasselbe passiert nun gerade in der Software-Industrie: sie wird reif. Fachabteilungen müssen ihre Anwendungen nicht mehr selbst entwickeln und verbessern. Sie können den Schraubenschlüssel aus der Hand geben, denn es macht in vielen Bereichen keinen Sinn mehr, unternehmensspezifische Anwendungen und Prozesse zu entwickeln. Das kann sich niemand mehr leisten – zu schnell ändern die Umgebungsbedingungen und Anforderungen.

Was bedeutet das für die Beschaffung von Software?
Die Zeiten sind vorbei, wo man mit zentimeterdicken Anforderungskatalogen und einem Arsenal von technischen Vorgaben an den Markt treten musste. In Standard-Anwendungsbereichen (Querschnittsbereiche der öffentlichen Verwaltung) wie Logistik, Finanzen und Personal geht es darum, in  vernünftiger Zeit Lösungen zu beschaffen, die für die nächsten Jahre den erwarteten Nutzen bringen. Lösungen die die starke Entwicklungs- Support, und Betriebspartner haben und eine nachhaltige Entwicklung versprechen.

Die verändert auch die Rolle der Fachabteilung bei der Beschaffung: sie ist nicht „Antragsteller“ bei der Informatik sondern verschafft sich selbst eine Marktübersicht. Sie organisiert Referenzbesuche bei vergleichbaren Organisationen und diskutiert „best pactice“ Lösungsansätze mit diesen. Die Informatik auf der anderen Seite fokussiert sich auf Themen wie Datenschutz, Sicherheit, Integration und das Vertrags- und Lieferantenmanagement.

Markt-Reife und Zukunftsaussichten
Ich habe in diesem Artikel die These aufgestellt, die Software sei reif geworden, der Cloud-Markt aber erst „im Begriff reif zu werden“. Warum diese Unterscheidung? Der Markt ist wenig transparent und der Wettbewerb noch nicht eingespielt. Im Markt der Personalmanagement-Software beispielsweise haben sich einige grosse Player für die Cloud-Zukunft aufgestellt: SAP mit der SuccessFactors Lösung, Oracle mit Taleo, weitere amerikanische Cloud-Angebote wie Cornerstone und Workday sind in der Schweiz noch weitgehend unbekannt. Der europäische Anbieter Talentsoft wächst über Akquisitionen und integriert Drittlösungen in seine Talentmanagement-Suite, wie das auch andere grosse Hersteller machen. Kleinere und lokale Anwendungsanbieter aus der Cloud vermelden erste Erfolge, geraten aber bereits jetzt unter Druck der grossen Anbieter. Weil der Markt erst am Entstehen ist, gibt es zu wenig Vergleichsmöglichkeiten und die Preise sind tendenziell noch zu hoch. Manche Anbieter vermitteln den Eindruck, bei ihrem Preismodell selbst noch unsicher zu sein und zu testen, was der Markt hergibt. Mit zunehmender Marktreife werden die Angebote vergleichbar werden und dies wird zu besseren Preisen führen. Persönlich glaube ich allerdings nicht an die Vielfalt der Anbieter: einige Grosse werden das Rennen machen, das ist die Natur des Cloud-Geschäfts. Dazu kommt: ein preislicher Wettbewerb nützt den Kunden nur bedingt, wenn sie in einer „Lock-In“ Situation sind, das heisst den Cloud-Anbieter nicht wechseln können, weil sie ihre Daten nicht oder nur zu prohibitiven Kosten zu einem anderen Anbieter transferieren können. Die Kunden werden sich also gut überlegen müssen, ob sie ihre Lösungen für 5 oder für 10 Jahre planen und wie sie die Portabilität ihrer Daten und Anwendungen sicherstellen.

Schlussfolgerungen:

• Applikationen aus der Cloud (SaaS – Software as a Service) werden sich für viele Anwendungsgebiete durchsetzen – längerfristig auch in der öffentlichen Verwaltung
• Bedarfs- und Beschaffungsstellen brauchen eine Strategie für die Beschaffung aus der Cloud
• Vor der Beschaffung von Applikationen muss eine Marktübersicht geschaffen werden
• Eine Vorstudie, die richtige Variantenwahl und ein gezieltes Beschaffungs-Design sind entscheidend für eine gute Beschaffung
• Die ökonomischen Parameter ändern sich: weg von hohen Initialinvestitionen hin zu laufenden Betriebskosten. Dies ist im Budgetprozess zu berücksichtigen.
• Die technische und fachliche Integration und das Vertragsmanagement werden mit Cloud-Lösungen anspruchsvoller

Referat «Cloud-Beschaffung für die Personalwirtschaft»

Roland Füllemann, Chefredaktor von referenzportal.ch, hat 20 Jahre Erfahrung mit Informatikprojekten im ERP-Umfeld. Seine Arbeitsschwerpunkte sind Projektinitialisierung, Vorstudien und Ausschreibungen für die öffentliche Verwaltung. Vorstudien und Architekturplanung für HR-Software bietet er unter dem Dach der example consulting an.