HR Informatik im Wandel

«Bitte beachten Sie, dass wir nur Bewerbungen akzeptieren und bearbeiten, welche über das Online-Tool eingehen» heisst es beim Kanton Zürich auf publicjobs.ch. Die Zeiten haben sich geändert.

Vor ein paar Jahren durfte ich mit Personalverantwortlichen des Kantons Zürich aus den Bereichen Bildung, Bau, Gesundheit, Sicherheit, Volkswirtschaft, Sicherheit und Justiz die Anforderungen an moderne Personalprozesse und die HR IT aufnehmen. Elektronische Bewerbungsprozesse, neudeutsch «e-Recruiting» waren damals noch kaum ein Thema. Im Recruiting eines grossen Spitals erklärte man mir, elektronische Bewerbungen seien nicht gewünscht, denn man wolle sich vor allem ein Bild des Menschen verschaffen, welcher sich für die Stelle bewirbt und herausfinden, ob die Person ins Team passe. Der Ansatz ist sympathisch und hat sicher vor der definitiven Anstellung eines Bewerbers nach wie vor seine Berechtigung. Im Personalmarketing und bei der Rekrutierung sind elektronische Plattformen heute aber nicht mehr wegzudenken. Das genannte Spital hat in der Zwischenzeit eine elektronische Bewerbungsplattform eingerichtet und gehört gar zu den Innovationsführern in der Spitallandschaft. Das Kinderspital Zürich erlaubt Kurzbewerbungen mit nur 3 Klicks (auch mobil) – und meldet sich dann beim Bewerber oder der Bewerberin. Der Kanton Zürich nimmt Bewerbungen nur noch elektronisch entgegen, so lässt er auf der Job-Plattform publicjobs.ch verlauten.

Im Wettbewerb um qualifizierte Arbeitskräfte wird also kräftig in die Online-Rekrutierungsprozesse investiert. Der Anspruch an die IT-Unterstützung geht aber weiter: Unterlagen aus dem Bewerbungsdossier sollen direkt in die Anstellung übernommen werden und auch der Arbeitsvertrag soll effizient mit Hilfe bereits bekannter Daten generiert werden. Eine solche Integration von der Stellenausschreibung bis zur Erstellung des Arbeitsvertrags hat das Universitätsspital Basel dieses Jahr umgesetzt (Projektreferenz).

Digitalisierung im Personalwesen
Die Digitalisierung hört beim Rekrutierungsprozess aber nicht auf, sondern hat längst alle Bereiche des Personalwesens erfasst:

Personenstammdaten als Schlüsselfaktor
Im Zeitalter der Digitalisierung aller Personalprozesse kommt den Personenstammdaten eine besondere Bedeutung zu. So lässt sich eine Weiterbildungs-Offensive mittels e-Learning beispielsweise nur mit sauberen Personen- und Organisationsdaten effizient und nachhaltig organisieren.

In vielen HR-Organisationen sind die Personendaten heute auf mehrere Systeme verteilt. Wo das zentrale Lohn- und Personaladministrationssystem die Anforderungen an Personalstammdaten nicht erfüllen konnte, wurden neue Systeme entwickelt oder eingeführt. So haben Zeitwirtschaft, Gesundheitsmanagement oder Kursadministrationssysteme oft eigene Personendatenbanken. Ein grösser Ausbau von HR-Systemen mit Prozessunterstützung, Automatisierung oder mit E-Learning bedarf aber lückenloser und widerspruchsfreier Personen- und Organisationsdaten. Viele öffentliche Verwaltungen und Betriebe haben dies erkannt und arbeiten an der Konsolidierung dieser Personendaten. Kenntnisse und Technologien zur Integration von Personenstammdaten sowie Schnittstellen zum Identitäts- und Accessmanagement (IAM) gewinnen an Bedeutung. Im idealen Szenario ist das zentrale HCM-System führend für die Personendaten und stellt diese vom Eintritt der Mitarbeitenden über den ganzen HR-Lebenszyklus bis zum Austritt jederzeit korrekt und vollständig zur Verfügung. Ein Beispiel für eine erfolgreiche Umsetzung von IAM mit Unterstützung von SAP HCM ist das Kantonsspital Baden (Projektreferenz).

Architekturplanung in der HR IT
Weil die Anforderungen an die Prozessunterstützung und an die HR-Stammdaten steigen, wird es immer wichtiger, die Datenflüsse und Prozesse systemübergreifend zu konzipieren. Selbstredend muss dies vor der Beschaffung und Implementierung neuer Systeme geschehen. Im Zeitalter der Cloud-Lösungen (welche ebenfalls Personendaten benötigen und erzeugen) ist dies eine besondere Herausforderung, insbesondere für öffentliche Verwaltungen mit  hohen Ansprüchen an den Datenschutz. Eine Investition in die Planung der Applikations-Architektur und eine entsprechende Vorstudie lohnen sich. Orientieren sollte man sich dabei an den «best practice» Lösungen vergleichbarer Organisationen.

Roland Füllemann, Chefredaktor von referenzportal.ch, hat 20 Jahre Erfahrung mit Informatikprojekten im ERP-Umfeld. Seine Arbeitsschwerpunkte sind Projektinitialisierung, Ausschreibungen für die öffentliche Verwaltung und Projektmanagement. Er ist Mitglied der Alumni Wirtschaftsinformatik Universität Zürich und nebenberuflich Dozent für Informatik an der HWZ Hochschule für Wirtschaft, Zürich. Vorstudien und Architekturplanung für HR-Systeme bietet er unter dem Dach der example consulting an.