Die neue Architektur der HR Systeme

Die Welt der Informatiksysteme für das Personalwesen (HR) hat sich sich verändert. Dominierten in der Vergangenheit Lohnabrechnung und Administration der Personendaten die IT-Systeme, sind es heute neue Themen wie Personalentwicklung und e-Recruiting. Möglich gemacht hat dies der technologische Fortschritt. Eine wachsende Zahl neuer Lösungen vermag die Lücken der heutigen IT-Systeme zu schliessen. Charakteristisch für diese Lösungen ist, dass sie auf moderner Web- und Internet-Technologie basieren und oftmals in der Cloud angeboten werden. Daraus ergibt sich endlich eine lückenlose Architektur der HR-Prozesse und ihrer IT-Unterstützung.

HR-Prozessmodell

Die klassischen Prozesse der Personal- und Lohnadministration (in der Grafik rot markiert) werden durch ERP-Systeme (Standardsoftware) unterstützt. Fundament für die HR Systeme ist das Organisationsmanagement, welches mit seiner Abbildung der Führungsstruktur die Basis für Optimierungen wie Prozessunterstützung mit Workflows oder die Personalentwicklung bildet.

e-Recruiting
Die Personalrekrutierung hat als erster Prozessbereich von den neuen Internet-Technologien profitiert. Da der Erstkontakt zu potentiellen Mitarbeitenden auf dem Internet stattfindet, ist es geradezu natürlich, die Prozessunterstützung in die Cloud auszulagern. Die Trennung von den administrativen HR Systemen ist ein Plus für die IT-Sicherheit und auch das Thema Datenschutz gilt für externe Stellenbewerber heute als gelöst (mindestens was die juristischen Gesichtspunkte anbelangt, technische Schutzmassnahmen sind selbstverständlich in jedem Fall zu treffen).

Personalbeurteilung und Personalentwicklung
Kompetenzmodell, Zielvereinbarungen, Personalqualifikation, Weiterbildung, Nachfolgeplanung – eigentlich liegt es nahe, diese Funktionen im Kern ERP-System des Personalwesens abzubilden. Inzwischen ist aber eine solche Dynamik in diese Themen gekommen, dass die klassischen HR Systeme oft als zu schwerfällig und teuer für eine Umsetzung wahrgenommen werden. Die neuen Internet- und Cloud-Lösungen sind rascher und günstiger umsetzbar – zudem ergeben sich Synergien mit e-Recruiting Systemen und webbasierten Weiterbildungs- und Kursverwaltungssystemen.

Personaleinsatzplanung, Personalzeitwirtschaft, Care Management
Nach wie vor domineren hier Branchenlösungen und Spezialsoftware das Feld. Im Bereich der Zeitwirtschaft stellen sich meist Integrationsfragen (Zutrittskontrollsysteme, Leistungserfassung, Personaleinsatzplanung). Personaleinsatzplanungs-Systeme sind branchenspezifisch und damit meist Spitälern, Notfallorganisationen und Schalterdiensten vorbehalten. Das Case-Management und Care-Management ist im Bereich der Fallverwaltungssysteme anzusiedeln und nur wenige Organisationen haben hier die Prozesse und Systeme bereits vollständig integriert.

Personalplanung und Personalcontrolling
In ein abgerundetetes Bild der HR Systeme gehören auch Personalplanung und Personalcontrolling. Hier kann die IT-Systemunterstützung in der Regel nicht „ab Stange“ gekauft werden. Ein vollständiges und flexibles Pesonalcontrolling ist  meist nur realisierbar, wenn Business-Intelligence Technologien bereits im Hause sind und z.B. bereits für die finanzielle Berichterstattung eingesetzt werden. Perfekte und damit aufwendige Systeme lohnen sich meist nur, wenn Synergien mit den Finanz- und Rechnungswesensystemen bestehen. Bei der Personalplanung (Stellenplanung, Personalkostenplanung) sind aufgrund der hohen Komplexität meist Kompromisse einzugehen

Nicht nur die Ansprüche seitens des HR, sondern auch die Informatiklandschaft hat sich komplett gewandelt. Die internen Informatikabteilungen sind gefordert in Bezug auf die verlangte Umsetzungsgeschwindigkeit, die internen und externen Umsetzungskosten und die Informatiksicherheit bei Cloud-Lösungen. Die HR-Abteilungen sind gut beraten, sich eine Marktübersicht zu verschaffen und sich an «best practice» Lösungen anderer Organisationen – sei es Verwaltung oder Privatwirtschaft – zu orientieren.

 Roland Füllemann, Chefredaktor von referenzportal.ch, hat 20 Jahre Erfahrung mit Informatikprojekten im ERP-Umfeld. Seine Arbeitsschwerpunkte sind Projektinitialisierung, Ausschreibungen für die öffentliche Verwaltung und Projektmanagement. Er ist Mitglied der Alumni Wirtschaftsinformatik Universität Zürich und nebenberuflich Dozent für Informatik an der HWZ Hochschule für Wirtschaft, Zürich. Vorstudien und Architekturplanung für HR-Systeme bietet er unter dem Dach der example consulting an.